Estimados señores:
La Ley Núm. 230 de 23 de julio de 1974, según enmendada, conocida como “Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico”, autorizó al Secretario de Hacienda a diseñar una organización fiscal de manera que se pueda establecer un sistema integral, efectivo y eficiente que permita la agrupación y la presentación de toda la información con relación a los resultados de las operaciones financieras del Gobierno. Art. 2(a) de la Ley Núm. 230, 3 L.P.R.A. § 283a(a). Como parte de su política pública, la pieza legislativa destaca el interés apremiante en que la contabilidad del Gobierno refleje con claridad los resultados de sus operaciones financieras, provea la información necesaria para la administración de las operaciones gubernamentales, preparación, ejecución del presupuesto, y constituya un control efectivo sobre los ingresos, desembolsos, fondos, propiedad y otros activos del Gobierno. Art. 2(b) de la Ley Núm. 230, 3 L.P.R.A. § 283a(b). De esta manera, al terminar cada año económico, el Secretario de Hacienda podrá cumplir con su deber de informar al Gobernador, a la Asamblea Legislativa, y al público con exactitud, el resultado
de las operaciones financieras del Gobierno. Por consiguiente, es deber ineludible de cada dependencia (sea ejecutiva,[1] legislativa o judicial) o entidad corporativa, suministrar al Secretario de Hacienda los informes financieros auditados relacionados con su condición y operaciones financieras que se le soliciten y sean necesarios para que se puedan llevar a cabo efectivamente las funciones que la Ley Núm. 230 le encomienda. Art. 5 de la Ley Núm. 230, 3 L.P.R.A. § 283d(b).
De otra parte, la autoridad legal de la Secretaria de Justicia para promover el cumplimiento y la ejecución de la ley en representación del Primer Ejecutivo emana del Artículo IV, Secciones 5 y 6, de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico; y de la Ley Núm. 205-2004, según enmendada de 9 de agosto de 2004, conocida como “Ley Orgánica del Departamento de Justicia”, particularmente, en virtud de los Artículos 3, 4, 5, 8 y 18 de dicha ley. 3 L.P.R.A. §§ 292, 292a, 292b, 292e y 292o. Además, del Reglamento Núm. 8405, Reglamento de Representación Legal del Departamento de Justicia, del 12 de noviembre de 2013.
De conformidad con el estado de derecho vigente, la representación oficial del Gobierno de Puerto Rico, los departamentos ejecutivos y agencias gubernamentales, así como de sus funcionarios, empleados, ex funcionarios y ex empleados, en las demandas y procesos civiles, criminales, administrativos y especiales en que tenga interés el Gobierno de Puerto Rico, y que sean instados en los tribunales u otros foros en o fuera de Puerto Rico, está encomendada a la Secretaria de Justicia. Art. 4 de la Ley Núm. 205, 3 L.P.R.A. § 292a. No obstante, añade el citado Artículo 4 de la Ley Núm. 205 que “el Secretario podrá otorgar dispensas a las agencias y departamentos ejecutivos para que se representen individualmente en los foros judiciales y administrativos por causa justificada y en los casos apropiados”. Id.
Así pues, las agencias y dependencias gubernamentales se abstendrán de representar el interés público o litigar sus asuntos ante los tribunales, salvo cuando haya mediado una dispensa por parte de la Secretaria de Justicia, o cuando exista alguna disposición legal que expresamente los autorice. Aún en tal caso, éstos deberán establecer un procedimiento de enlace entre sus respectivos representantes legales y el Departamento de Justicia, de modo que se pueda coordinar todo lo relacionado con comparecencias y estrategias de los organismos ante el foro correspondiente.
Es importante que la Secretaria de Justicia, quien es el funcionario a cargo de la representación legal del Gobierno de Puerto Rico, tenga conocimiento y participe en la formación y presentación de las posiciones legales que formulen las agencias y dependencias gubernamentales ante los foros judiciales. Tal participación permitirá generar la uniformidad y consistencia necesaria entre las diversas posturas que se vayan desarrollando, desde una perspectiva amplia de política pública general.
En virtud de todo lo antes expuesto, el Secretario de Hacienda y la Secretaria de Justicia emiten esta Carta Circular Conjunta para que los Secretarios de Gobierno, y demás jefes de agencias y dependencias del Gobierno de Puerto Rico presenten la información que a continuación se solicita para la preparación de sus estados financieros para el año fiscal terminado el 30 de junio de 2018.
I. INFORMACIÓN REQUERIDA QUE DEBERÁ SER SUMINISTRADA POR LOS SECRETARIOS DE GOBIERNO, JEFES DE AGENCIAS Y DEPENDENCIAS DEL GOBIERNO DE PUERTO RICO
A. Los Secretarios de Gobierno, y demás jefes de agencias y dependencias públicas informarán todos los casos en los que el Departamento de Justicia le concedió una dispensa para que ostentaran su propia representación legal y que estaban activos al 30 de junio de 2018.
B. Para propósitos de esta Carta Circular Conjunta, se considerarán “casos” aquellas reclamaciones judiciales, administrativas o extrajudiciales en contra de la agencia o dependencia gubernamental para las cuales el Departamento de Justicia le concedió a dicha agencia o dependencia una dispensa que le permitió asumir su propia representación legal.
C. Se considerará “representación legal”, la utilización de abogados internos de la agencia o dependencia, así como de abogados externos, o ambos.
D. La información sobre cada caso deberá prepararse en formato electrónico a través del programa “Excel for Windows”, siguiendo el modelo que se presenta en el Anejo A incluido con esta Carta Circular Conjunta.
E. El Anejo A deberá cumplimentarse conforme a las siguientes instrucciones:
Columna A – Se anotará el número de dispensa otorgado por el Departamento de Justicia. La dispensa deberá estar vigente a la fecha de cumplimentar este requerimiento.
Columna B – Se anotará el número de caso asignado por el Tribunal de Primera Instancia, el Tribunal de Apelaciones, el Tribunal Supremo, o el foro administrativo local, según aplique, utilizando el siguiente ejemplo como modelo: KKK2007-1111, en vez de KKK07-1111. Si es un caso presentado ante el Tribunal de Distrito de los Estados Unidos de América para el Distrito de Puerto Rico, se anotará el número de caso de la siguiente manera: 2007-1111 (XXX). Además, se incluirá el nombre del juez que atiende el caso. En la eventualidad de que el caso se encuentre ante el Tribunal de Circuito de Apelaciones de los Estados Unidos de América para el Primer Circuito, ante el Tribunal Supremo de los Estados Unidos de América, ante un foro administrativo federal, ante un tribunal o foro administrativo de uno de los Estados de los Estados Unidos de América o ante cualquier foro internacional, se deberá incluir el número completo asignado por dichos foros.
Columna C – Se indicará con un “Sí” o “No” si se han solicitado los beneficios de representación legal y el pago de cualquier sentencia o ambos, que pueda recaer sobre la persona del funcionario, empleado, ex funcionario o ex empleado, bajo lo dispuesto en los Artículos 12 y siguientes de la Ley Núm. 104 de 29 de junio de 1955, según enmendada, conocida como “Ley de Reclamaciones y Demandas contra el Estado”, según añadidos por la Ley Núm. 9 de 26 de noviembre de 1975, 32 L.P.R.A. §§ 3085 et seq.
Columna D – Se anotará el tipo de las causas de acción incluidas en la reclamación judicial, administrativa o extrajudicial, según aplique. Por ejemplo: daños y perjuicios, cobro de dinero entre agencias, violación de derechos civiles, impericia médica, derecho laboral, hostigamiento sexual, incumplimiento de contrato, entre otros.
Columna E – Se anotará la cuantía reclamada por la parte reclamante.
Columna F – Marcar con una “X” si hay altas probabilidades (Probable) de que la reclamación judicial, administrativa o extrajudicial culmine en un resultado desfavorable para el Gobierno de Puerto Rico. De lo contrario, se dejará en blanco y se marcará una “X” en las Columnas G o H.[2]
Columna G – Marcar con una “X” si la probabilidad de que la reclamación judicial, administrativa o extrajudicial culmine en un resultado desfavorable al Gobierno de Puerto Rico es más que remota pero menos que probable (razonablemente posible). De lo contrario, se dejará en blanco y se marcará una “X” en la Columnas F o H.[3]
Columna H – Marcar con una “X” si el resultado de la reclamación judicial, administrativa o extrajudicial se espera que NO sea uno desfavorable (Remota) al Gobierno de Puerto Rico.[4]
Columna I – Se indicará el estimado razonable de pérdida para el Gobierno de Puerto Rico en caso de una decisión desfavorable o de que la reclamación sea transigida por las partes. De no tener una cantidad definida, puede presentarse un estimado de pérdida en intervalos; por ejemplo: desde $150,000 hasta $200,000. En aquellos casos en los cuales se entienda que es remota la posibilidad de una decisión desfavorable al Gobierno de Puerto Rico, la cantidad a colocar en esta columna debe ser $0.00.
Columna J – Se indicará el estatus procesal del caso (reclamación judicial, administrativa o extrajudicial) a la fecha en la que se conteste el requerimiento de información.
Columna K – Se anotarán los nombres de los reclamantes, según aparezcan registrados en el epígrafe de la reclamación judicial, administrativa o extrajudicial.
Columna L – Se anotarán los nombres de los reclamados, según aparezcan registrados en el epígrafe de la reclamación judicial, administrativa o extrajudicial.
Columna M – Se anotará una de las siguientes alternativas: “Activo”, “Inactivo”, “Cerrado”, “Transigido”, “Sentencia” o “Resolución”. En la eventualidad de que el asunto se encuentre ante el Tribunal de Apelaciones o el Tribunal Supremo, se deberá anotar una de las siguientes alternativas: “Tribunal de Apelaciones” o “Tribunal Supremo”. Además, si el caso se encuentra en uno de estos dos foros, se deberá hacer constar que así se le ha notificado al Procurador General junto con el dictamen del tribunal apelado (Tribunal de Primera Instancia o Tribunal de Apelaciones). Estos criterios aplican igualmente en la eventualidad de que el caso se encuentre en el Tribunal de Circuito de Apelaciones de los Estados Unidos de América para el Primer Circuito o en el Tribunal Supremo de los Estados Unidos de América, así como ante cualquier otro foro apelativo federal, de un Estado de los Estados Unidos de América o internacional.
Columna N – Se anotarán los nombres, los apellidos, las direcciones postales, los números de teléfono, los números de fax, las direcciones de correo electrónico, el número de identificación asignado por el Tribunal Supremo y el número de colegiación de los abogados que representan al Gobierno de Puerto Rico en la reclamación judicial, administrativa o extrajudicial. Si son empleados o socios de algún bufete legal externo, se deberá incluir el nombre, la dirección postal, los números de teléfono, los números de fax, y las direcciones de correo electrónico del bufete concernido. Si se trata de un caso de representación legal interna, es decir, que el abogado es empleado de la agencia o dependencia, se escribirán las siglas “RI”.
Columna O – Se anotarán los números de teléfono contacto del representante legal de la agencia o dependencia.
F. Las agencias o dependencias que no tengan dispensas otorgadas ni estén utilizando representación legal interna o externa para reclamaciones judiciales, administrativas o extrajudiciales, deberán indicarlo en el espacio provisto.
G. Una vez completado el informe, el mismo deberá ser certificado por el jefe de la agencia o dependencia, o su representante autorizado, y por el director de la división legal de dicha entidad.
II. DISPOSICIONES GENERALES APLICABLES A LOS SECRETARIOS DE GOBIERNO Y DEMÁS JEFES DE AGENCIAS Y DEPENDENCIAS DEL GOBIERNO DE PUERTO RICO.
A. La información aquí solicitada se utilizará para la preparación de los estados financieros que, bajo las disposiciones de la Ley Núm. 230, el Secretario de Hacienda viene obligado a emitir para informar así al Gobernador, a la Asamblea Legislativa y al público del resultado de las operaciones financieras del Gobierno. Por tanto, es imprescindible que las agencias o dependencias envíen el Anejo A, que se incluye con esta Carta Circular Conjunta, debidamente cumplimentado, en o antes del 27 de julio de cada año.
B. El Anejo A deberá entregarse en original impreso y grabado en formato electrónico, en o antes del 27 de julio de cada año, a cada una de las siguientes oficinas:
1. Oficina del Secretario Auxiliar del Área de Contabilidad Central de Gobierno, Oficina 311, Departamento de Hacienda, Viejo San Juan, Puerto Rico; y
2. Secretaría Auxiliar de lo Civil, Piso 5, Departamento de Justicia, Calle Olimpo, Esq. Axtmayer, Pda. 11, San Juan, Puerto Rico.
C. Será responsabilidad de los Secretarios de Gobierno, y demás jefes de agencias y dependencias del Gobierno de Puerto Rico remitir copia de las disposiciones de esta Carta Circular Conjunta a las Oficinas de Asuntos Legales y demás funcionarios concernientes de sus respectivos organismos. Esta Carta Circular Conjunta y el Anejo A pueden obtenerse visitando la página de Internet del Departamento de Hacienda en: www.hacienda.pr.gov/sobre-hacienda/publicaciones/contabilidad-central/ cartas-circulares-de-contabilidad-central. De tener cualquier duda sobre el particular, favor comunicarse con la Secretaría Auxiliar de Contabilidad Central de Gobierno en el Departamento de Hacienda al (787) 721-5310 o al (787) 721-2020 extensión 2346.
Ill. DEROGACIÓN
Se deroga, enmienda o modifica toda disposición contenida en cualquier orden administrativa, carta circular, memorando, comunicación escrita o instrucción anterior en todo cuanto sea incompatible con lo dispuesto en la presente Carta Circular Conjunta.
lV. VIGENCIA
Esta Carta Circular Conjunta tiene vigencia inmediata. Se le requiere a todos los Secretarios de Gobierno, y demás jefes de agencias y dependencias del Gobierno de Puerto Rico, que tomen las medidas necesarias y pertinentes a fin de que se implanten y se les dé fiel cumplimiento a las directrices aquí expuestas.
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Hon. Wanda Vázquez Garced Lcdo. Raúl Maldonado Gautier, CPA
Secretaria de Justicia Secretario de Hacienda
Anejo