Como parte de los procesos para garantizar la emisión de los Estados Financieros del Gobierno Central, el Departamento de Hacienda (“Departamento”) ha desarrollado un plan de trabajo que fue discutido con la Junta de Supervisión y Administración Financiera para Puerto Rico (“JSAF”). En este plan se establecen las fechas para la emisión de los Estados Financieros del Gobierno Central correspondientes a los años fiscales 2019, 2020, 2021 y 2022.
Además, establece las fechas límite que deberán cumplir las Agencias y las Unidades Componentes, de manera que los Estados Financieros del Gobierno Central se emitan dentro de los seis (6) meses siguientes al cierre de cada año fiscal, cumpliendo así con lo establecido en la Ley Núm. 230 de 23 de julio de 1974, según enmendada, conocida como la Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico ("Ley 230"), y lo que dispone en su Artículo 5.
Esta Carta Circular se emite con el propósito de establecer las fechas que deberán cumplir las entidades gubernamentales, las cuales son improrrogables, para la emisión de los estados financieros correspondientes a los años fiscales 2019, 2020, 2021 y 2022, e informar el plan de trabajo y requerimientos para la emisión de los mismos.
Las fechas establecidas para las emisiones de los estados financieros del Gobierno Central son las siguientes:
TRABAJOS DE AUDITORÍA Y ESTADOS FINANCIEROS
- El Departamento desarrolló una iniciativa de evaluación para monitorear, dar seguimiento, identificar retos, y establecer cursos de acción para atender los retos que puedan presentarse en los procesos de auditoría (conocido como Audit Readiness Evaluation). Particularmente, se ha requerido a las Unidades Componentes que completen un cuestionario, Audit Readiness Questionnaire (ARQ), para conocer el estatus de los trabajos de auditoría y que se establezca un Plan de Trabajo específico para que cumplan con las fechas establecidas por el Departamento. Es imperativo que las Agencias y Unidades Componentes cumplan con todos los requerimientos solicitados por el personal del Área de Contabilidad Central.
- Las entidades gubernamentales deberán mantener al día sus cierres contables, de manera que no atrasen el proceso de emisión de los estados financieros. De enfrentar retos en el proceso para cumplir con las fechas establecidas en esta Carta Circular, deben comunicarse con el (la) Secretario(a) Auxiliar del Área de Contabilidad Central de Gobierno del Departamento para establecer un nuevo plan de acción dirigido al cumplimiento de las fechas establecidas.
- Las Agencias deben someter las cartas circulares requeridas en las siguientes fechas:
4. Las Unidades Componentes deben cumplir con los requerimientos y las fechas establecidas a continuación:
5. Los Sistemas de Retiro deben cumplir con los requerimientos y las fechas establecidas a continuación:
Reiteramos que para el Gobierno de Puerto Rico es de máxima prioridad emitir los Estados Financieros Auditados dentro de las fechas establecidas. Para lograr este objetivo, es sumamente importante la pronta emisión de los estados financieros de las entidades gubername
Por tanto, cualquier entidad gubernamental, incluyendo a sus Directores y Jefes de Agencia, que no cumplan con las disposiciones establecidas en esta Carta Circular estarán sujetas a las penalidades dispuestas en la Ley 230. Además, se enfrentarán a otras repercusiones que podrían incluir, pero no se limitarán, a la no autorización de desembolsos solicitados por la entidad o la no transferencia de fondos asignados a la entidad, así como incluirla en una lista pública de entidades morosas.
Esta Carta Circular sustituye la Carta Circular Núm. 1300-15-21, emitida el 27 de enero de 2021.
Para aclarar cualquier duda con relación a este comunicado, pueden comunicarse al Área de Contabilidad Central de Gobierno al (787) 721-2020, ext. 2346.
El texto de esta Carta Circular está disponible en nuestra página de Internet en la dirección: http://www.hacienda.gobierno.pr/sobre-hacienda/publicaciones/contabilidad-central/cartas-circulares-de-contabilidad-central
Será responsabilidad de las entidades gubernamentales hacer llegar las disposiciones de esta Carta Circular al personal de sus oficinas responsables de los procesos de auditoría.
Cordialmente,
Francisco Parés Alicea
Secretario de Hacienda