Estimados señores:
En cumplimiento con los requisitos establecidos por el Pronunciamiento Núm. 51 “Accounting and Financial Reporting for Intangible Assets”, (GASB 51, por sus siglas en inglés) de la Junta de Principios de Contabilidad Gubernamental es necesario recopilar la información relacionada con el registro de los activos intangibles.
El propósito de esta Carta Circular es describir el GASB 51, informar la política pública establecida por el Departamento de Hacienda para el Gobierno Central y sus dependencias con relación a los activos intangibles y requerir un informe electrónico sobre las adiciones y retiros de los mismos al 30 de junio de 2019.
Los activos intangibles, según la definición del GASB 51, son aquellos que carecen de sustancia física y de naturaleza financiera; o sea, poseen valor pero no en forma monetaria y tienen múltiples periodos de vida útil. Algunos ejemplos de los activos intangibles son: servidumbres, derechos de recursos naturales y/o minerales, programas de computadoras (no licencias de mantenimiento), patentes y marcas registradas, entre otras. Aunque las licencias de mantenimiento no son elegibles a ser capitalizadas como activos intangibles, las erogaciones para adquirir licencias para usar programas de computadoras disponibles comercialmente generalmente cumplen con la descripción de activo intangible y se deben registrar y presentar de acuerdo a este Pronunciamiento.
Reconocimiento del Activo Intangible
En el caso del Gobierno de Puerto Rico los activos intangibles de mayor atención deben ser los programas de computadoras. La política pública establecida es capitalizar aquellos adquiridos o desarrollados internamente con un valor igual o mayor de $25,000.
Los activos intangibles son reportados como activos de capital a su costo histórico, incluyendo intereses capitalizados y gastos auxiliares (ancillary), necesarios para poner dichos activos en condición para uso y/o lugar deseado, y que sean directamente atribuibles a la adquisición del activo. Ejemplo de estos gastos son; flete y otros costos de transportación, costos de preparación del local y servicios profesionales. En el caso de programas de computadoras que fueron creados internamente, los costos serán capitalizados o considerados gastos del periodo, según la etapa de desarrollo del programa.
En las aplicaciones internamente generadas, las actividades de desarrollo e instalación de sistemas de computadoras son clasificadas en tres etapas: etapa preliminar del proyecto; etapa de desarrollo del proyecto y etapa de post implantación del proyecto y operación del mismo. Cada una de estas etapas tiene características específicas y son contabilizadas de manera diferente. La etapa de desarrollo es capitalizable, mientras las etapas preliminar y operacional son consideradas como gastos.
Definiciones de las Etapas
1. Etapa Preliminar (Gasto) - Formulación y evaluación conceptual de alternativas; determinación de la existencia de tecnología necesaria; y la selección final de las alternativas.
2. Etapa de Desarrollo (Capitalizable) - Diseño de los pasos seleccionados; configuración del programa e interfaces; instalación del “hardware”; y pruebas y ejecución de procesos paralelos.
3. Etapa Post Implantación del Proyecto y Operación del Mismo (Gasto) - Adiestramiento y mantenimiento del programa.
Disposiciones Específicas
Disposiciones Específicas
- La “conversión de data” debe ser considerada una actividad dentro de la etapa de desarrollo (capitalizable), solamente si se determina que es necesaria para que el programa de computadora sea operacional y esté en condición para usarse. De lo contrario, la conversión de data debe ser considerada como una actividad de post implantación del proyecto (gasto).
- La capitalización de gastos de desarrollo interno de aplicaciones y programas de computadora debe comenzar tan pronto las actividades dentro de la etapa preliminar hayan terminado y la gerencia haya dado, implícita o explícitamente, la autorización y el compromiso a financiar el Proyecto. La capitalización de estos gastos debe cesar no más tarde del punto en que el programa de computadora o aplicación esté substancialmente completado y operacional.
- Las etapas mencionadas pueden ocurrir en diferente orden y secuencia. La capitalización o no capitalización de gastos de desarrollo interno de programas de computadora, depende de la naturaleza de la actividad, no del orden o la secuencia de cuando ocurren. Por ejemplo, erogaciones para actividades de adiestramiento (etapa post implantación) pudiesen darse durante la etapa de desarrollo, pero eso no lo hace capitalizable.
- Modificaciones hechas a programas o aplicaciones que ya están operacionales deben ser capitalizables solamente si dichas modificaciones resultan en alguno de los siguientes efectos:
a. Aumenta la funcionalidad del programa (puede hacer mas tareas que antes no podía hacer).
b. Aumenta la eficiencia del programa (aumenta el nivel de servicio sin que se ejecuten tareas adicionales).
c. Se extiende la vida útil del programa.
Esta Carta Circular complementa la Carta Circular 1300-19-19, Información Necesaria sobre los Activos de Capital para la Preparación de los Estados Financieros del Gobierno de Puerto Rico, sin embargo, los activos que se reporten en los anejos de esta carta no deben ser informados en la Carta Circular 1300-19-19.
Las agencias deberán completar los siguientes anejos relacionados con la adquisición y retiro de activos intangibles, y enviarlos a este Departamento no más tarde del 15 de agosto de 2019:
- Modelo SC 755, Detalle de Intangibles Adquiridos para el Año Terminado al 30 de junio de 2019, Anejo 1. En este anejo se debe incluir un resumen de los intangibles adquiridos en el año fiscal 2019, pero excluyendo los intangibles desarrollados internamente.
- Modelo SC 755 A, Detalle de Intangibles Desarrollados Internamente para el Año Terminado al 30 de junio de 2019, Anejo 2. En este anejo se debe incluir un resumen solamente de los intangibles desarrollados internamente en el año fiscal 2019.
- Modelo SC 755 B, Detalle por Factura de cada Adición de Activos de Capital (solo intangibles) para el Año Terminado al 30 de junio de 2019, Anejo 3. Este anejo es para proveer un detalle específico por factura de cada adición de intangibles para el año fiscal terminado el 30 de junio de 2019, según indicado en el Modelo SC 755 (Anejo 1) y Modelo SC 755 A (Anejo 2), y que su total esté de acuerdo con el total reportado por aplicación en los mismos.
- Modelo SC 755 C, Detalle de Retiro de Activos de Capital (solo intangibles) para el Año Terminado al 30 de junio de 2019, Anejo 4. Este anejo es para proveer información de cada retiro de intangibles para el año fiscal terminado el 30 de junio de 2019.
- Modelo SC 755 D, Resumen de Aplicación de Activos Intangibles para el Año terminado al 30 de junio de 2019, Anejo 5. Este anejo es un resumen por aplicación (ya sea adquirida de terceros o desarrollada internamente) para documentar el movimiento de los intangibles durante el año fiscal 2019 y las adiciones y los retiros deben conciliar con los intangibles reportados en el Modelo SC 755 B (Anejo 3) y el Modelo SC 755 C (Anejo 4).
En caso de que un intangible sufra de forma súbita el menoscabo de su valor seguirán las disposiciones establecidas en la Carta Circular 1300-19-19.
Los documentos requeridos en esta Carta Circular deberán ser sometidos a la siguiente dirección electrónica: https:/dhpr.sharepoint.com/sites/hacienda/contabilidadcentral, según se dispone en la Carta Circular 1300-15-19.
El Departamento de Hacienda se reserva el derecho de tomar medidas administrativas al no cumplir con la fecha estipulada. Estas medidas pudieran ser desde la retención de cheques, congelamiento de asignaciones presupuestarias u otra determinación que sea necesaria para el fiel cumplimiento de esta solicitud.
Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-31-18 del 30 de abril de 2018.
El texto de esta Carta Circular está disponible en nuestra página de Internet en la dirección: www.hacienda.pr.gov/sobre-hacienda/publicaciones/contabilidad-central/cartas-circulares-de-contabilidad-central.
Será responsabilidad de las agencias hacer llegar esta Carta Circular al personal de finanzas y contabilidad o a cualquier otro personal responsable por el registro de los activos incluyendo los intangibles.
Para aclarar cualquier duda con relación a esta Carta Circular pueden comunicarse al (787) 721-2020 ext. 2338.
Cordialmente,
Francisco Peña Montañez
Secretario de Hacienda Interino
Anejos