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Carta Circular Núm. 1300-19-18

Asunto

Proyecto Colecturía Digital

Atención

A los Secretarios de Gobierno, Presidentes de los Cuerpos Legislativos, Directores de dependencias y Corporaciones Públicas del Gobierno de Puerto Rico

CC Núm.1300-19-18 25/01/2018 Contabilidad Central

Estimados señores:

La Ley Núm. 331-1999 y la Ley Núm. 230 del 23 de julio de 1974, según enmendada, conocida como “Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico”, facultan al Secretario de Hacienda, entre otras cosas, a reglamentar y autorizar la venta de sellos de rentas internas y de aquellos otros valores o comprobantes que éste vende por disposición de Ley por aquellos métodos alternos que sean necesarios.

Esta Carta Circular tiene el propósito de informarles el contenido y las medidas de seguridad del sello electrónico emitido mediante la Plataforma de Colecturía Digital y proveer el listado de los sellos, comprobantes y demás productos que se pueden imprimir y cancelar electrónicamente mediante el referido Sistema (Anejo 1).

Esta Carta Circular es de exclusiva aplicación al proceso de recibo, verificación y cancelación electrónica de sellos y comprobantes digitales emitidos mediante la plataforma de Colecturía Digital por parte del Departamento de Hacienda y todas las dependencias del Gobierno de Puerto Rico.

Los sellos/comprobantes digitales impresos en papel de seguridad contendrán, como mínimo, lo siguiente:

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DESCRIPCION:       

  1. Barra de Seguridad de color plateado en el borde izquierdo
  2. Código de barra
  3. Descripción del uso de sello o comprobante
  4. Número Individual de Sello asignado por el programa
  5. Número de serie preimpreso
  6. Importe
  7. Fecha en que se emitió
  8. Código - Sólo pueden ser los códigos (tipos de Sellos o Comprobantes) identificados por el Departamento de Hacienda en el Anejo I.
  9. Logo del Departamento de Hacienda

Los sellos/comprobantes digitales impresos en papel regular tamaño 8 1/2 x 11 se verán impresos de la siguiente manera:

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Los sellos/comprobantes digitales en pantalla formato móvil se verán de la siguiente manera en un dispositivo móvil o tableta:

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Los sellos y comprobantes digitales emitidos mediante el Sistema que sean presentados en el papel de seguridad antes detallado o impreso en cualquier papel que no sea el de seguridad, o digitales en pantalla formato móvil, serán validados y cancelados utilizando únicamente el Sistema de Verificación y Cancelación provisto por el Sistema de Colecturía Digital. El Sistema le indicará a los funcionarios del Departamento de Hacienda o cualquier dependencia del Gobierno de Puerto Rico si el sello/comprobante digital es uno válido y disponible para su uso o indicará si el sello/comprobante es uno inválido o ya fue utilizado en una transacción anterior.

Los sellos y comprobantes digitales emitidos mediante el Sistema, que sean presentados en el papel de seguridad antes detallado o impresos en cualquier papel que no sea el de seguridad o digitales en pantalla formato móvil, una vez que sean debidamente validados electrónicamente, recibirán el mismo trato y serán equivalentes al Sello de Rentas Internas y al Recibo de Pago, Modelo SC 848.5. Además, con respecto a los sellos y comprobantes digitales emitidos mediante el Sistema, que sean impresos en cualquier papel que no sea el de seguridad, deberán imprimirse uno (1) por cada papel regular tamaño 8 1/2 x 11. No se aceptará más de un (1) sello o comprobante digital impreso por cada papel regular.

Por otro lado, todos los sellos y comprobantes digitales emitidos por el Sistema que sean presentados en el papel de seguridad antes detallado o impresos en cualquier papel que no sea el de seguridad, una vez que sean debidamente recibidos y validados electrónicamente, procederán a ser cancelados electrónicamente, con excepción de los siguientes sellos y comprobantes que son presentados ante el Registro de la Propiedad de Puerto Rico, los cuales serán recibidos pero no cancelados al momento, una vez el documento sea inscrito:

Comprobante de Inscripción – Código 5111
Sello de Rentas Internas por $0.50 centavos – Código 5120

Toda persona que haya adquirido Sellos de Rentas Internas o de Colegios tendrá hasta el 28 de febrero de 2018 para utilizar los mismos.  A partir del 1 de marzo de 2018 solo se aceptarán sellos adquiridos a través de la plataforma digital, por lo que deberán solicitar la devolución del dinero invertido. Si son de Colegios deben solicitar el reembolso al Colegio correspondiente y si son de suspensión de casos solicitarán el reembolso al Departamento de Justicia.  Para los de uso general se procederá como sigue:

  1. La persona que posee los sellos acudirá a la División de Contaduría General del Área del Tesoro para establecer una reclamación mediante el Modelo SC 4594, Solicitud de Reembolso.   En el mismo indicará la cantidad de sellos, denominación, importe y serie numérica.  Indicará su nombre, dirección postal y número de cuenta o seguro social y firmará el Modelo en el apartado que indica firma del reclamante.
  2. Dichos sellos serán cancelados inmediatamente por el empleado autorizado a tramitar la reclamación de reembolso.
  3. El empleado a cargo de tramitar la reclamación de reembolso en la División de Contaduría General preparará el Modelo SC 4529, Certificación de Destrucción de Sellos de Rentas Internas, y coordinará con la Oficina de Auditoría Interna la destrucción de los Sellos.  Luego de destruidos los sellos y firmada en todas sus partes la Certificación de Destrucción, la División de Contaduría General del Área del Tesoro procederá a efectuar el reembolso.  Antes de preparar el Comprobante de Pago, la División de Contaduría General deberá verificar que el Reclamante esté en el Registro de Suplidores. Si el reclamante no está en dicho Registro entonces procederá a preparar el Modelo SC 730, Registro de Suplidores.  Cuando el suplidor esté aprobado, la División de Contaduría General procederá a devolver el valor de los sellos utilizando el Comprobante de Pago – Special Voucher, afectando la cuenta en que ingresaron originalmente los fondos.  Si el reclamante tiene deuda el Sistema aplicará automáticamente el reembolso de los sellos a la deuda.

Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-10-14, aprobada el 16 de septiembre de 2013.

El texto de esta Carta Circular está disponible en nuestra página de Internet en la dirección: http://www.hacienda.pr.gov/sobre-hacienda/publicaciones/contabilidad-central/cartas-circulares-de-contabilidad-central

Será responsabilidad de todos los Secretarios de Gobierno, Presidentes de los Cuerpos Legislativos, Directores de dependencias y Corporaciones Públicas del Gobierno de Puerto Rico hacer llegar las disposiciones de esta Carta Circular a su personal, particularmente a aquellos relacionados con el recibo de documentos que requieren el uso de estos comprobantes y sellos.

 

Cordialmente,

Francisco A. Parés Alicea
Secretario Interino

 

Anejos