Estimados señores:
El propósito de esta Carta Circular es informar que las obligaciones y pagos de los servicios públicos que prestan las corporaciones públicas a las agencias, son tramitadas por este Departamento. Esto permitirá que los fondos presupuestados para estos fines no se utilicen o se transfieran para otros propósitos.
DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
- Los fondos presupuestados para el pago de los servicios públicos se obligarán en su totalidad al inicio de cada semestre del año fiscal. El proceso de obligación de fondos en el Sistema lo hará el Negociado de Intervenciones de este Departamento. Dicha porción se distribuirá en cantidades iguales por semestre para emitir los pagos a las corporaciones públicas (Autoridad de Edificios Públicos, Autoridad de Energía Eléctrica y Autoridad de Acueductos y Alcantarillados).
- A principio de cada semestre la Oficina de Gerencia y Presupuesto (“OGP”) enviará al Negociado de Intervenciones de este Departamento un informe por concepto indicando las cantidades asignadas a las agencias para el pago de servicios públicos.
- El Negociado de Intervenciones preparará al inicio de cada semestre, por agencia, el Modelo SC 744, Obligación y Orden de Compra, para obligar en el Sistema PRIFAS los fondos para el pago de estos servicios. Además, preparará por semestre el Modelo SC 735, Comprobante de Pago, para emitir los pagos.
DISPOSICIONES GENERALES
- Las agencias conciliarán las facturas recibidas con el informe que emite el Sistema PRIFAS DHGL 1292, Informe de Actividad y Status de Asignaciones por Agencia. El propósito de dicha conciliación es para que las agencias revisen su gasto actual con la cantidad pagada para así verificar si tienen algún crédito o deficiencia con las corporaciones antes mencionadas.
- Para reclamaciones correspondientes a cualquier cobro indebido por servicios facturados y no recibidos o por servicios ya pagados, deberán efectuar los trámites de rigor directamente con las corporaciones antes mencionadas.
- Si alguna de las corporaciones concede algún crédito, las agencias se comunicarán con éstas para que emitan una certificación y la enviarán a OGP, antes que culmine el año fiscal, para que puedan ajustar la partida de asignación correspondiente para el próximo presupuesto.
- Agencias que tengan créditos en su facturación total del pago de utilidades con las corporaciones, deberán de comunicarse con OGP antes que culmine el año fiscal, para solicitar la desactivación del pago recurrente y OGP a su vez lo notificará al Negociado de Intervenciones de este Departamento.
Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-46-04 del 22 de junio de 2004.
El texto de esta Carta Circular está disponible en nuestra página de Internet en la dirección: http://www.hacienda.pr.gov/sobre-hacienda/publicaciones/contabilidad-central/cartas-circulares-de-contabilidad-central.
Será responsabilidad de las agencias hacer llegar copia de esta Carta Circular a su personal, en especial a los que intervienen en la conciliación de los pagos de estos servicios.
Cordialmente,
Francisco Parés Alicea
Secretario de Hacienda