La División de Seguro Social del Negociado de Intervenciones de este Departamento es responsable, entre otras cosas, de efectuar los pagos de las aportaciones patronales e individuales por concepto de Seguro Social Federal al Servicio de Rentas Internas Federal. También es responsable de enviar a la Administración de Seguro Social Federal (SSA, por sus siglas en inglés), los Comprobantes de Retención (499R-2/W-2PR) correspondientes a las nóminas de las agencias procesadas por el Departamento de Hacienda a través del Sistema RHUM. Actualmente, el Sistema RHUM produce los Comprobantes de Retención (Forma 499R-2/W-2PR) conforme a datos generados al procesar la nómina regular de sueldo, así como de las nóminas especiales “Off-Cycle”.
Esta Carta Circular se emite con el propósito de recordarle a los Oficiales Pagadores Especiales (OPE) autorizados a pagar servicios personales a las agencias cuyos fondos están bajo la custodia del Secretario de Hacienda, pero se les ha autorizado a procesar sus nóminas fuera del Sistema RHUM y a las agencias cuyos fondos no están bajo la custodia del Secretario de Hacienda, que deben enviar los Comprobantes de Retención (Forma 499R-2/W-2PR) directamente a la SSA, no más tarde del 1 de febrero de 2021. Cuando preparen dichos Comprobantes deben utilizar el número de identificación patronal que les asignó el Servicio Federal de Rentas Internas (IRS, por sus siglas en inglés) del Gobierno de los Estados Unidos de América. Bajo ningún concepto los OPE utilizarán el número de identificación patronal asignado al Gobierno Central al preparar estos Comprobantes.
En los casos que preparen 250 o más Formas 499R-2/W-2PR, deberán enviar las mismas a la SSA mediante correo electrónico no más tarde del 1 de febrero de 2021. La SSA no aceptará dicha Forma presentada por medios magnéticos o en papel.
Es necesario que las agencias y los OPE cumplan con las fechas establecidas para evitar ser penalizados por la SSA. Además, las agencias serán responsables de enviar a la División de Seguro Social del Negociado de Intervenciones de este Departamento copia del correo electrónico enviado a la SSA para nuestros records.
Para obtener información sobre el envío a la Administración de Seguro Social Federal de la Forma 499R-2/W-2PR de manera electrónica pueden acceder en el Internet a la siguiente dirección www.socialsecurity.gov/employer.
Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-09-20 del 17 de diciembre de 2019.
El texto de esta Carta Circular está disponible en nuestra página de Internet en la dirección: http://www.hacienda.pr.gov/sobre-hacienda/publicaciones/contabilidad-central/cartas-circulares-de-contabilidad-central.
Agradeceremos hagan llegar las disposiciones de esta Carta Circular al personal de sus respectivas agencias, especialmente a los encargados de los asuntos de Seguro Social, incluyendo a los OPE autorizados a pagar servicios personales.
Cordialmente,
Francisco Parés Alicea
Secretario de Hacienda