Estimados señores:
El Código de Rentas Internas de Puerto Rico, según enmendado, establece en su Sección 1062.01 (n)(2), entre otras cosas, que todo patrono está obligado a deducir y retener una contribución sobre el sueldo pagado a sus empleados. Además, es responsable de entregar a sus empleados, con respecto a su empleo durante el año natural, un Comprobante de Retención (Formulario 499R-2/W–2PR) en o antes del 31 de enero del año siguiente, para ser utilizado cuando rindan su Planilla de Contribución sobre Ingresos. Las agencias de Gobierno, como todo patrono, deben cumplir con lo dispuesto en dicha Sección.
Actualmente, el Sistema de Recursos Humanos y Nómina People Soft 7.5 produce el referido Comprobante conforme a los datos generados al procesar las nóminas (regulares o especiales), así como las anulaciones de cheques, depósito directo y payroll card. Las anulaciones de cheques, depósito directo y payroll card correspondientes a las agencias que utilizan la versión People Soft 7.5 deben enviarse al Centro de Coordinación y Control PRIFAS/RHUM, División de Apoyo a RHUM, en la medida en que la agencia determine que no proceden. Sin embargo, la experiencia es que la mayoría de las anulaciones recibidas en este Departamento corresponden a cheques o depósitos con más de un (1) mes de emitidos.
El propósito de esta Carta Circular es indicarle a las agencias que las anulaciones, tanto de cheques, depósito directo y payroll card, deberán efectuarse antes que éstos cumplan los treinta (30) días de emitidos, excepto las correspondientes al mes de diciembre, las cuales deberán realizarse antes de quince (15) días para evitar que se emitan comprobantes de retención con cantidades y deducciones incorrectas.
Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-13-18 del 3 de noviembre de 2017. El texto de esta Carta Circular está disponible en nuestra página de Internet en la dirección: http://www.hacienda.pr.gov/sobre-hacienda/publicaciones/contabilidad-central /cartas-circulares-de-contabilidad-central.
Será responsabilidad de los Secretarios y/o Jefes de agencias hacer llegar las disposiciones de esta Carta Circular a su personal, particularmente a los encargados del Área de Recursos Humanos.
Cordialmente,
Teresita Fuentes, CPA
Secretaria de Hacienda