El Departamento de Hacienda se encuentra trabajando con la preparación y auditoría de los Estados Financieros del Gobierno de Puerto Rico para el Año Fiscal terminado el 30 de junio de 2019. Como parte del proceso de auditoría, la firma de auditores externos KPMG selecciona muestras para validar la información financiera presentada en los Estados Financieros del Gobierno de Puerto Rico. Las muestras seleccionadas por KPMG abarcan todas las áreas financieras bajo el alcance de la auditoría. Dada la premura requerida para lograr la emisión del Estado Financiero del Gobierno de Puerto Rico 2019 para el 23 de diciembre de 2021, el Departamento de Hacienda requiere se complete el proceso de recopilación y entrega de todas las muestras seleccionadas en un término no mayor a 60 días. Para asegurar que el Gobierno de Puerto Rico cumpla a tiempo con la recopilación y entrega de la información solicitada en las muestras seleccionadas por KPMG, se ha diseñado el siguiente procedimiento a seguir por todas las agencias a las cuales se le envíen peticiones de información relacionada a la auditoría 2019.
El propósito de esta Carta Circular es impartir las instrucciones a seguir por todas las agencias a las cuales se le envíen peticiones de información relacionada a la auditoría 2019.
PETICIONES DE INFORMACIÓN (MUESTRAS) A LAS AGENCIAS
Los auditores de KPMG dirigirán sus peticiones de información (muestras) a todas las agencias que correspondan copiando en dichas peticiones al personal del Área de Contabilidad Central para que provean el seguimiento correspondiente. Cabe señalar que el proceso de selecciones de muestras puede incluir peticiones de información adicional como resultado de la evaluación de los auditores de KPMG sobre la información entregada por las agencias.
EVALUACIÓN PRELIMINAR Y ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN A SER SOMETIDA POR LAS AGENCIAS
A. Evaluación preliminar de la información
El personal del Área de Contabilidad Central actualmente asignado a las agencias estará encargado de validar la información a ser enviada por éstas para determinar que la misma está completa y es la correcta. Para ello, los auditores de KPMG incluirán el listado de documentos requeridos para cada prueba de auditoría.
B. Organización de la información
El personal de cada agencia será responsable de organizar la información de la siguiente manera:
1) Las muestras deben estar organizadas en “folders” por área de auditoría. Ej. Accounts Payable, Income Taxes, Accrued Compensated Absences, etc.
2) El nombre de cada archivo deberá consistir de lo siguiente:
a. Nombre de la Agencia
b. Prueba de auditoría (Search for Unrecorded Liabilities, Open Invoice, Expenditures, etc.)
c. Tipo de documento (factura, comprobante, cheque, nómina, etc.)
d. Nombre entidad (suplidor, agencia, empleado) – el nombre de entidad varía dependiendo del tipo de transacción seleccionada en la muestra
Ejemplo “ACUDEN - Open Invoice – Factura – ABC Company”; “ACUDEN - Open Invoice – Comprobante – ABC Company”, etc.
El personal del Área de Contabilidad Central asignado a cada agencia podrá asistir a la misma en la organización de la información.
UTILIZACIÓN DE LA NUBE (“SHAREFOLDER”) PARA LA ENTREGA DE MUESTRAS POR LAS AGENCIAS
El Área de Contabilidad Central proveerá acceso a un “folder” en la Nube (“Sharefolder”) donde actualmente las agencias depositan las diferentes Cartas Circulares requeridas por el Departamento de Hacienda, para que depositen la información a ser sometida para los auditores de KPMG. Las agencias serán responsables de someter la información solicitada no más tarde de cinco (5) días laborables luego de la petición original.
REVISIÓN DE LA INFORMACIÓN SOMETIDA POR LAS AGENCIAS EN LA NUBE
El personal del Área de Contabilidad Central llevará a cabo una segunda revisión de la información depositada en la Nube por las agencias para corroborar si la misma está completa y es la correcta. Una vez revisada la información, dicha Área será responsable de contactar a aquellas agencias de las cuales se haya identificado información pendiente o incorrecta para el debido seguimiento.
CONTABILIDAD CENTRAL
El Área de Contabilidad Central mantendrá el inventario final revisado de todas las muestras seleccionadas y sus respectivos estatus, para informar a la Gerencia del Departamento de Hacienda semanalmente. En adición, el Área será responsable de depositar la información sometida por las agencias en la Nube (“Sharefolder”) de los auditores de KPMG.
Para aclarar cualquier duda con relación a esta Carta Circular, pueden comunicarse al Área de Contabilidad Central de Gobierno al (787) 721-2020, exts. 3303 y 3760.
El texto de esta Carta Circular está disponible en nuestra página de Internet en la dirección:http://www.hacienda.pr.gov/sobrehacienda/publicaciones/contabilidadcentral/cartas-circulares-de-contabiIidad-central.
Será responsabilidad de las agencias, corporaciones públicas e instrumentalidades del Gobierno de Puerto Rico hacer llegar las disposiciones de esta Carta Circular al personal de sus oficinas responsables de la información aquí solicitada.
Cordialmente,
Francisco Parés Alicea
Secretario de Hacienda