Carta Circular Núm. 1300-04-20 (Derogado)

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Estimados señores:

La Ley Núm. 230, aprobada el 23 de julio de 1974, según enmendada, conocida como Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico dispone, entre otras cosas, que el Secretario preparará, al terminar cada año económico, informes generales para la Asamblea Legislativa, para el Gobernador y para el público, que presente claramente el resultado de las operaciones financieras del Gobierno. Además, debe cumplir con los requerimientos aplicables relacionados con la divulgación de información financiera a los mercados de valores.

La Ley Núm. 273 del 10 de septiembre de 2003, según enmendada, Ley de Normas Contractuales sobre Independencia en las Auditorías Externas de Entidades Gubernamentales, dispone que en todos aquellos casos en que se les requiera a cualquier entidad de gobierno la contratación de auditores externos para realizar auditorías financieras, el contrato se otorgará noventa (90) días antes del cierre del año fiscal a ser auditado.

Por otro lado, la Junta de Supervisión Fiscal para Puerto Rico ha establecido fechas para la entrega de los estados financieros auditados del Gobierno de Puerto Rico.  Esto requiere una planificación detallada de manera que se cumpla con los objetivos establecidos.

Esta Carta Circular se emite para, entre otras cosas, recordar a las agencias y corporaciones públicas (en adelante entidades gubernamentales) las fechas límite para la contratación de los auditores externos y disponer otros requisitos importantes para la auditoría de los estados financieros del periodo que terminó el 30 de junio de 2019, así como los estados financieros correspondientes a los años fiscales 2017, 2018 y 2019 que no se hayan emitido.

1. Las entidades gubernamentales se asegurarán de que la contratación de auditores externos, así como cualquier consultor, u otro profesional que sea indispensable para la culminación a tiempo de los trabajos de auditoría 2018-2019 se realice en o antes del 15 de octubre de 2019.                                                        
2. Los requisitos para la contratación de auditores externos se encuentran descritos en la Carta Circular 1300-23-07, Información sobre el Single Audit Act.
3. Las copias de los contratos formales se deberán enviar al Área de Contabilidad Central de Gobierno del Departamento de Hacienda, en o antes del 31 de octubre de 2019.
4. Las entidades gubernamentales deberán mantener sus cierres contables al día de manera que no atrasen el proceso de emisión de los estados financieros.
5. Las entidades gubernamentales coordinarán con los auditores externos para que comiencen a realizar trabajos de auditoría en o antes del 7 de enero de 2020.
6. Se concede prórroga a las entidades gubernamentales para emitir sus estados financieros correspondientes al año fiscal 2017-2018 en o antes del 31 de diciembre de 2019.  No obstante, deberán enviar en o antes del 30 de noviembre un borrador de los estados financieros previo a la emisión de los mismos.
7. Las corporaciones públicas que no hayan emitido los estados del año fiscal 2016- 2017 deberán emitirlos en o antes del 30 de octubre del 2019.  Los borradores de dichos estados financieros deberán enviarse a este departamento en o antes del 30 de septiembre de 2019.
8. La Administración de los Sistemas de Retiro de los Empleados de Gobierno y la Judicatura deberá emitir el reporte relacionado al GASB 68 o 73, según aplique, correspondiente al año fiscal 2018 en o antes del 31 de octubre del 2019. El reporte correspondiente al año fiscal 2019 en o antes de 31 de marzo del 2020 y el del año fiscal 2020 en o antes de 31 de diciembre de 2020.

Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-12-19, aprobada el 17 de enero de 2019.

El texto de esta Carta Circular, así como el correspondiente a la Carta Circular sobre el Single Audit Act, están disponibles en nuestra página de Internet en la dirección: http://www.hacienda.pr.gov/sobre-hacienda/publicaciones/contabilidad-central/cartas-circulares-de-contabilidad-central.

Es responsabilidad de las entidades gubernamentales cumplir con todas las disposiciones que regulen el proceso de contratación de servicios profesionales de auditorías externas.

Cordialmente,

Francisco Parés Alicea
Secretario de Hacienda