Se encuentra usted aquí

Carta Circular Núm. 1300-01-21

Asunto

Pago Electrónico a los Suplidores del Gobierno de Puerto Rico, entidades públicas y privadas, y otros

Atención

A los Secretarios de Gobierno y Directores de Dependencias del Gobierno de Puerto Rico

CC Núm. 1300-01-21 24/07/2020 Contabilidad Central

La Ley Núm. 103 de 25 de mayo de 2006, según enmendada, conocida como la “Ley para la Reforma Fiscal del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de 2006”, dispone en el Artículo 19 que será política pública del Gobierno de Puerto Rico incentivar el desarrollo de la tecnología estimulando que todo desembolso de fondos públicos se realice mediante métodos electrónicos.

En cumplimiento con las disposiciones de esta ley, el Departamento de Hacienda emitió la CC 1300-02-20, Registro de Suplidores del Gobierno en el Portal de Pagos Electrónicos del Gobierno de Puerto Rico, con el propósito de recordarles a las agencias que se requiere que toda entidad pública o privada y todos los Suplidores de las agencias del Gobierno de Puerto Rico deberán registrarse en el sistema electrónico del Gobierno para recibir los desembolsos mediante el mecanismo de transferencia electrónica (EFT).  El proceso de rechazo del pago electrónico a los suplidores está reglamentado en la CC 1300-02-14, Transferencia Electrónica Rechazada.

Esta Carta Circular se emite con el propósito de informarles que el Departamento de Hacienda (Departamento) ha establecido como política pública que el método principal de pago es la transferencia electrónica (EFT) y solo se autorizará el pago mediante cheque a modo de excepción, según se dispone en esta Carta Circular y/o previa autorización del (la) Secretario(a) Auxiliar del Área del Tesoro.

Toda agencia o entidad cuyos fondos están bajo la custodia del Secretario de Hacienda y sus pagos se efectúen a través del Departamento tendrá que asegurarse que sus suplidores, empleados y demás entidades públicas y privadas o individuos a los que les emiten pagos se registren en el portal electrónico de Registro de Pago Electrónico para Suplidores para que el Departamento pueda efectuar los mismos mediante EFT.

Para el registro de pago electrónico para suplidores en el sistema central del Departamento, tendrán que instruir a sus suplidores a acceder a la siguiente dirección: https://arra.hacienda.pr.gov/suplidoresweb/, y proveer las siguientes instrucciones:

Instrucciones para completar la solicitud

  • Asegúrese de tener un correo electrónico activo antes de comenzar.
  • Debe estar activo en el Registro de Suplidores del sistema financiero central del Departamento, PRIFAS. Tenga a la mano su ID de Suplidor, el sistema verificará que este valor y su nombre concuerde con el registrado en el sistema financiero. Puede verificar su identificación actual revisando un talonario de cheque emitido por el Departamento desde este sistema para el pago de bienes o servicios ofrecidos por usted a las entidades gubernamentales que utilizan nuestro sistema financiero.
  • Tener a la mano un cheque cancelado para ser digitalizado, también le identificará su número de cuenta y el número de ruta y tránsito de la institución financiera.
  • En el caso de tener únicamente cuenta de ahorro, deberá poseer una certificación del banco donde provea su nombre, número de cuenta, ruta y tránsito. Deberá digitalizar la misma para acompañarla como evidencia en la solicitud electrónica.
  • Como parte del proceso, con los datos ingresados la aplicación completará el Modelo SC 733, Autorización y Acuerdo para Pago Electrónico de Suplidores, el cual tienen que firmar y digitalizar para ser incluido con su solicitud; así como el cheque cancelado. El acceso a una impresora y un escáner será necesario. De no poseer este equipo, la agencia a la que brinda servicios podría asistirle en esta tarea.

Las agencias del Gobierno Central que tienen sistemas financieros separados al sistema central del Departamento, tendrán la responsabilidad de proveerle instrucciones a sus suplidores, empleados y demás entidades públicas y privadas o individuos a los que les efectúen pagos respecto a los trámites que deban realizar para que se les pague por transferencia electrónica.

Dentro del ciclo de pago, las excepciones al proceso de emisión de pagos por EFT son las siguientes:

1. pagos que deban ser consignados en algún tribunal federal o estatal, conforme a orden emitida por dicho foro judicial;

2. pagos al US Postal Service;

3. pagos a favor del Secretario de Hacienda para la adquisición del Comprobante de Rentas Internas que cubre el cargo adicional especial de $2 a beneficio del Centro de Trauma del Centro Médico en el proceso de renovación de marbetes;

4. pagos de becas a estudiantes;

5. obligaciones patronales con cargo a la Asignación Especial para Gastos Administrativos durante el Año Electoral y al Fondo Especial para el Financiamiento de Campañas Electorales:

-Retención de Servicios Profesionales
-Retención de Contribución sobre Ingresos
-Seguro Social y Medicare
-Desempleo Estatal (SUTA)
-Seguro de Incapacidad (SINOT)
-Desempleo Federal (FUTA)
-Fondo del Seguro del Estado

6. pagos emitidos al Internal Revenue Service por deudas de suplidores.

7. pagos por cesiones de crédito a instituciones bancarias.

Cualquier otra excepción que se solicite para emitir pagos por cheque tendrá que ser autorizada por el (la) Secretario(a) Auxiliar del Área del Tesoro. La agencia o entidad gubernamental solicitará la emisión del cheque mediante comunicación escrita enviada a través del siguiente correo electrónico: pagoselectronicos@hacienda.pr.gov. En la referida comunicación especificarán el pago que solicitan se emita por cheque, nombre de la entidad o persona a favor de la cual se realizará el pago, la cantidad y el concepto del pago. Además, tendrá que explicar con claridad la razón o razones que justifiquen la emisión del pago mediante cheque. Las agencias no deberán aprobar comprobantes de pago (vouchers) con método de pago de cheque si el (la) Secretario(a) Auxiliar del Área del Tesoro no lo ha autorizado.

De igual forma, las agencias del Gobierno Central que tienen sistemas financieros separados al sistema central del Departamento deberán solicitar la emisión del cheque mediante comunicación escrita al Área del Tesoro, según establecido anteriormente.

Lo indicado en esta Carta Circular se adopta como parte de la política pública de fomentar el uso de la tecnología para el desembolso de fondos públicos y se establece la transferencia electrónica (EFT) como principal método de pago en su operación. El interés del Departamento es continuar mejorando los procesos de desembolso para que los pagos puedan efectuarse de forma más eficiente y ágil para el beneficio de todos.

Todas las agencias tienen que dar fiel cumplimiento a los requerimientos de esta Carta Circular.

Para aclarar cualquier duda relacionada a esta Carta Circular deberán escribir a la siguiente dirección electrónica: SuplidoresPaginaWeb@hacienda.pr.gov

El texto de esta Carta Circular está disponible en nuestra página de Internet en la dirección: http://www.hacienda.pr.gov/sobre-hacienda/publicaciones/contabilidad-central/cartas-circulares-de-contabilidad-central.

Será responsabilidad de las agencias hacer llegar las disposiciones de esta Carta Circular al personal de las oficinas de finanzas, contabilidad y otras relacionadas a los pagos.

 

Cordialmente,

Francisco Parés Alicea
Secretario