I. Exposición de Motivos
El Departamento de Hacienda (“Departamento”) tiene el deber de asegurar el cumplimiento de las disposiciones del Código de Rentas Internas de Puerto Rico de 2011, según enmendado (“Código”). El incumplimiento de dichas disposiciones podría conllevar la imposición de sanciones en forma de multas administrativas y penalidades. Sin embargo, la imposición de dichas multas administrativas y penalidades está sujeta a la exigencia de proveer a los contribuyentes las garantías procesales dispuestas por la Ley Núm. 38 de 30 de junio de 2017, conocida como la Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme del Gobierno de Puerto Rico (“LPAU”).
Conforme a lo establecido en la Sección 8.3 de la LPAU, cualquier referencia a la Ley Núm. 170 de 12 de agosto de 1988, según enmendada (“Ley 70-1988”), antecesora de la LPAU y la cual fue derogada por dicha sección, se entenderá que se refiere a la LPAU. Por consiguiente, el Reglamento 7389 de 13 de julio de 2007, Reglamento para Establecer un Procedimiento Uniforme de Adjudicación para los Asuntos bajo la Jurisdicción del Departamento de Hacienda que Deban Ser Objeto de Adjudicación Formal y para Derogar el Reglamento Núm. 3991 del 15 de agosto de 1989 (“Reglamento 7389”), emitido al amparo de la Ley 170-1988, continua vigente en cuanto a las disposiciones que no sean incompatibles con la LPAU, hasta tanto se emita un nuevo reglamento.
La LPAU provee a los contribuyentes la oportunidad de presentar una querella contra una determinación final adversa del Departamento. Las querellas se presentan ante la Oficina de Apelaciones Administrativas del Departamento, foro con jurisdicción para conducir el proceso de adjudicación formal que dispone la LPAU y el Reglamento 7389.
El proceso de adjudicación formal de querellas incluye además el derecho de los contribuyentes a conferencias con un oficial examinador, descubrimiento de prueba y la celebración de una vista adjudicativa formal con sus correspondientes notificaciones formales y etapas apelativas en el foro judicial. La experiencia del Departamento es que muchos contribuyentes se inclinan por la búsqueda de acuerdos de transacción luego de haber comenzado el procedimiento adjudicativo formal ante la Oficina de Apelaciones Administrativas.
En aras de promover la solución justa, rápida y económica de las controversias que surgen por notificaciones de multas administrativas o penalidades notificadas por el Negociado de Impuesto al Consumo (“NIC”), el pasado 26 de mayo de 2017 el Departamento emitió la Carta Circular de Rentas Internas Núm. 17-09 (“CC RI 17-09”) con el propósito de establecer el Programa de Conciliación de Controversias y Querellas Surgidas por Notificaciones de Multas y Penalidades Impuestas por el NIC.
El propósito de este programa es proveer un mecanismo informal adicional para resolver las controversias que surgen por notificaciones de multas administrativas o penalidades notificadas por el NIC al contribuyente debido a infracciones a disposiciones relacionadas al Impuesto sobre Venta y Uso (IVU) y a licencias cuya revisión administrativa es posible al amparo del Reglamento 7389.
A tenor con lo anterior, el Departamento emite esta Carta Circular con el propósito de: (i) derogar la CC RI 17-09; (ii) establecer el programa de conciliación de controversias y querellas surgidas por notificaciones de multas administrativas o penalidades impuestas por el NIC por infracciones a las disposiciones del Código relacionadas al IVU o licencias (“Programa de Conciliación”); (iii) establecer el procedimiento para la solicitud de participación en el Programa de Conciliación y la correspondiente reunión de conciliación, y (iv) establecer los parámetros de negociación que regirán los acuerdos suscritos en el Programa de Conciliación.
II. Base Estatutaria
La Sección 1.2 de la LPAU establece como política pública del gobierno alentar la solución informal de las controversias administrativas presentadas ante las agencias. A esos efectos, dicha sección indica que las agencias establecerán las reglas y procedimientos que permitan la solución informal de los asuntos sometidos ante su consideración sin menoscabar los derechos garantizados por dicha ley.
El Artículo 4 del Reglamento 7389 establece la normativa y política pública del Departamento respecto a los casos bajo la jurisdicción de la Oficina de Apelaciones Administrativas. Dicho artículo dispone que debe propiciarse la solución informal de las controversias de modo que resulte innecesaria la solución formal de los asuntos al amparo de dicho reglamento. Además, el Artículo 5(g) del Reglamento 7389 provee para la realización de Procedimientos Administrativos Informales definidos como “los mecanismos disponibles para el análisis y dilucidación de controversias por especialistas de los diversos Negociados, Oficinas, Áreas y Programas del Departamento a tenor con la naturaleza del asunto, encaminados a producir una solución rápida a la cuestión planteada”.
Por otra parte, la Sección 6051.17 del Código confiere autoridad al Secretario de Hacienda (“Secretario”) para reglamentar y establecer procedimientos alternos para la resolución de disputas. Asimismo, la Sección 6051.11(c) del Código establece la facultad del Secretario para emitir, entre otros, cartas circulares de aplicación general referentes a la aplicación del Código o de cualquiera de las reglas o reglamentos promulgados conforme a éste.
A tenor con lo anterior, el Departamento establece el Programa de Conciliación como mecanismo alterno adicional de política gubernamental para propiciar la solución informal de controversias.
II. Determinación
A. Derogación de la CC RI 17-09
Se deroga la CC RI 17-09 efectivo a la fecha de emisión de esta Carta Circular.
B. Criterios de Elegibilidad del Programa de Conciliación
La participación en el Programa de Conciliación es voluntaria y no priva al contribuyente de las garantías procesales bajo la LPAU que lo cobijan en los procesos ante el Departamento. Los siguientes casos serán elegibles para participar del Programa de Conciliación:
1. Contribuyentes que han recibido una notificación de determinación final adversa de multa administrativa o penalidad impuesta por el NIC por infracciones a las disposiciones del Código relacionadas al IVU o licencias, para las cuales aún no se ha presentado una querella ante la Oficina de Apelaciones Administrativas (Secretaría de Procedimiento Adjudicativo). Para ser elegibles para participar del Programa de Conciliación, el contribuyente debe cumplir con los requisitos establecidos en la Parte III-C de esta Carta Circular. Además, el término para presentar la querella ante la Oficina de Apelaciones Administrativas (Secretaría de Procedimiento Adjudicativo) no puede haber vencido.
2. Contribuyentes que han presentado una querella ante la Oficina de Apelaciones Administrativas (Secretaría de Procedimiento Adjudicativo) sobre una determinación final adversa de multa administrativa o penalidad impuesta por el NIC por infracciones a las disposiciones del Código relacionadas al IVU o licencias, para las cuales aún no se ha recibido una notificación de señalamiento de vista administrativa. Para ser elegibles para participar del Programa de Conciliación, el contribuyente debe cumplir con los requisitos establecidos en la Parte III-C de esta Carta Circular.
3. Contribuyentes que han presentado una querella ante la Oficina de Apelaciones Administrativas (Secretaría de Procedimiento Adjudicativo) sobre una determinación final adversa de multa administrativa o penalidad impuesta por el NIC por infracciones a las disposiciones del Código relacionadas al IVU o licencias, para las cuales se les ha notificado una fecha de vista administrativa pero han solicitado participar del Programa de Conciliación dentro del término establecido en la Notificación de Vista y Orden de la Oficina de Apelaciones Administrativas (Secretaría de Procedimiento Adjudicativo). Para ser elegibles para participar del Programa de Conciliación, el contribuyente debe cumplir con los requisitos establecidos en la Parte III-C de esta Carta Circular.
No obstante lo anterior, el Departamento se reserva el derecho de no utilizar el Programa de Conciliación en los casos en que existe un interés público o institucional de completar el proceso adjudicativo.
C. Requisitos para participar en el Programa de Conciliación
Aquellos contribuyentes que cumplan con los criterios de elegibilidad establecidos en la Parte III-B de esta Carta Circular, podrán participar del Programa de Conciliación siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:
- Si el contribuyente tiene alguna deuda contributiva adicional a la que interesa conciliar, con excepción de aquellas que estén bajo un proceso de revisión, dicha deuda debe estar bajo un plan de pago que esté al día.
- Si el contribuyente tiene alguna deuda contributiva adicional a la que interesa conciliar que no esté bajo un plan de pago que esté al día, con excepción de aquellas que estén bajo un proceso de revisión, será requisito formalizar un plan de pago para dicha deuda para poder lograr un acuerdo con el Programa de Conciliación.
- El contribuyente no puede haber incurrido en más de tres (3) infracciones al Código conforme se define en la Parte III-D-2 de esta Carta Circular.
D. Parámetros de Negociación para llegar a acuerdos bajo el Programa de Conciliación
1. Reducciones autorizadas a las multas o penalidades impuestas por el NIC
Las reducciones a las multas o penalidades impuestas por el NIC se harán conforme a los siguientes parámetros:
a. Primera infracción del contribuyente - el Programa de Conciliación podrá reducir la cuantía de la multa o penalidad impuesta a un 10% de la cantidad original notificada.
b. Segunda infracción del contribuyente - el Programa de Conciliación podrá reducir la cuantía de la multa o penalidad impuesta a un 25% de la cantidad original notificada.
c. Tercera infracción del contribuyente - el Programa de Conciliación podrá reducir la cuantía de la multa o penalidad impuesta a un 50% de la cantidad original notificada.
2. Determinación de la primera, segunda o tercera infracción
Para propósitos del Programa de Conciliación, se determinará la cantidad de infracciones del contribuyente de la siguiente forma:
a. Primera infracción del contribuyente - se considerará al contribuyente como un primer infractor cuando los récords del Departamento reflejen que este ha sido multado o penalizado por el NIC como producto de una (1) sola inspección a su comercio, contando la que solicita conciliar, indistintamente de la cantidad de multas impuestas por el NIC como resultado de dicha inspección.
b. Segunda infracción del contribuyente - se considerará al contribuyente como un segundo infractor cuando los récords del Departamento reflejen que este ha sido multado o penalizado por el NIC como producto de dos (2) inspecciones a su comercio, contando la que solicita conciliar, indistintamente de la cantidad de multas impuestas por el NIC como resultado de dichas inspecciones.
d. Tercera infracción del contribuyente - se considerará al contribuyente como un tercer infractor cuando los récords del Departamento reflejen que este ha sido multado o penalizado por el NIC como producto de tres (3) inspecciones a su comercio, contando la que solicita conciliar, indistintamente de la cantidad de multas impuestas por el NIC como resultado de dichas inspecciones.
3. Planes de Pago para el Balance Negociado bajo el Programa de Conciliación
Conforme a los siguientes términos y condiciones, se podrán conceder planes de pago a los contribuyentes que establezcan acuerdos con el Departamento bajo el Programa de Conciliación:
a. Balance negociado de $2,000 o menos - el plan de pago se concederá por un término máximo de 6 meses y el contribuyente realizará los pagos mensuales únicamente mediante débito directo. El Departamento no aceptará ningún otro método de pago.
b. Balance negociado mayor de $2,000 pero no mayor de $5,000 - el plan de pago se concederá por un término máximo de 12 meses y el contribuyente realizará los pagos mensuales únicamente mediante débito directo. El Departamento no aceptará ningún otro método de pago.
c. Balance negociado mayor de $5,000 pero no mayor de $10,000 - el plan de pago se concederá por un término máximo de 24 meses y el contribuyente realizará los pagos mensuales únicamente mediante débito directo. El Departamento no aceptará ningún otro método de pago.
d. Balance negociado mayor de $10,000 pero no mayor de $50,000 - el plan de pago se concederá por un término máximo de 36 meses y el contribuyente realizará los pagos mensuales únicamente mediante débito directo. El Departamento no aceptará ningún otro método de pago.
e. Balance negociado mayor de $50,000: el plan de pago se concederá por un término máximo de 48 meses y el contribuyente realizará los pagos mensuales únicamente mediante débito directo. El Departamento no aceptará ningún otro método de pago.
E. Procedimiento para participar del Programa de Conciliación
A continuación se establece el procedimiento para solicitar participar del Programa de Conciliación y de la Reunión de Conciliación:
1. El contribuyente deberá presentar el formulario Modelo SC 3219, Solicitud de Participación del Programa de Conciliación y Querellas (“Solicitud”) debidamente completado y firmado dentro de un término de treinta (30) días contados a partir de la fecha de notificación de la multa administrativa o penalidad por parte del NIC. La Solicitud deberá estar acompañada de la notificación de multa administrativa recibida.
Por otro lado, si el contribuyente ya presentó una querella ante la Oficina de Apelaciones Administrativas (Secretaría de Procedimiento Adjudicativo) y aún no ha recibido la Notificación de Vista y Orden, podrá presentar la Solicitud en cualquier momento antes de haber recibido dicha notificación. La Solicitud deberá estar acompañada de la notificación de multa administrativa recibida.
No se aceptarán solicitudes incompletas. De recibir alguna Solicitud incompleta se considerará que ésta no fue presentada.
La Solicitud podrá ser presentada de cualquiera de las siguientes maneras:
Por correo electrónico: conciliacionquerellas@hacienda.pr.gov
Personalmente: Oficina 611, Departamento de Hacienda, 10 Paseo Covadonga, Edificio Intendente Ramírez en el Viejo San Juan
Por correo regular: Departamento de Hacienda
Programa de Conciliación
Oficina 611
Apartado 9021140
San Juan, PR 00902-4140
En aquellos casos en que el contribuyente notificado designe a un representante autorizado para asistirle o representarle en el proceso del Programa de Conciliación, la Solicitud deberá incluir el formulario Modelo SC 2745, Poder y Declaración de Representación (“Modelo SC 2745”) debidamente completado y firmado, junto con copia de las tarjetas de identificación vigentes del contribuyente y su representante. Además, en caso de personas jurídicas, el contribuyente debe autorizar al representante a aceptar acuerdos por la entidad.
2. El Programa de Conciliación señalará una fecha para celebrar una reunión de conciliación (“Reunión de Conciliación”) entre el contribuyente y un representante del Departamento mediante envío de cita vía correo electrónico a la dirección provista por el contribuyente en la Solicitud.
Cabe señalar que el contribuyente debe traer a la Reunión de Conciliación toda la información necesaria para realizar los pagos o planes de pago. Esta información consiste de:
(i) número de cuenta de banco;
(ii) tipo de cuenta de banco;
(iii) número de ruta de banco;
(iv) nombre de usuario y contraseña para acceder a su cuenta en el Sistema Unificado de Rentas Internas (SURI); y
(v) cualquier otra información relevante y necesaria para tramitar pagos mediante débito directo a su cuenta de banco.
En la Reunión de Conciliación estarán presentes únicamente el contribuyente, su representante autorizado, si aplica, y el representante del Departamento. Cualquier persona que no sea parte de la controversia sólo podrá participar de la Reunión de Conciliación con el consentimiento del contribuyente y del representante del Departamento, en cuyo caso deberá firmar el documento correspondiente para obligarse al principio de confidencialidad que cobija el proceso.
3. No se permitirá el uso de cámaras fotográficas, videograbadoras, grabadoras de sonido o teléfonos celulares durante la Reunión de Conciliación.
4. Las Reuniones de Conciliación serán privadas y confidenciales. No obstante, este deber de confidencialidad no aplicará para efectos del propio Departamento. Por tanto, los documentos relacionados al proceso de conciliación y su resultado final son información del contribuyente sobre la cual no habrá restricción alguna dentro del Departamento.
5. Una vez llevada a cabo la Reunión de Conciliación, de llegar a un acuerdo con respecto a la controversia, el contribuyente o su representante autorizado deberá suscribir el acuerdo por escrito al igual que el representante del Departamento.
6. En los casos en los que no exista una querella instada ante la Oficina de Apelaciones Administrativas (Secretaría de Procedimiento Adjudicativo), de no llegar a un acuerdo en la Reunión de Conciliación, el contribuyente o su representante autorizado deberá suscribir un documento escrito que indique el resultado de la Reunión de Conciliación. En dicho documento se le notifica que tiene treinta (30) días, contados a partir de la fecha en que lo suscribe, para presentar una Querella a tenor con la LPAU ante la Oficina de Apelaciones Administrativas (Secretaría de Procedimiento Adjudicativo).
7. En los casos en los que sí exista una querella instada ante la Oficina de Apelaciones Administrativas (Secretaría de Procedimiento Adjudicativo), de no llegar a un acuerdo en la Reunión de Conciliación, deberá suscribir un documento escrito que indique el resultado de la Reunión de Conciliación y el caso continuará el trámite de procedimiento adjudicativo formal ante la Oficina de Apelaciones Administrativas (Secretaría de Procedimiento Adjudicativo).
8. En los casos en los que no exista una querella instada ante la Oficina de Apelaciones Administrativas (Secretaría de Procedimiento Adjudicativo), la mera presentación de la Solicitud para el Programa de Conciliación interrumpirá el término de treinta (30) días para presentar una querella ante la Oficina de Apelaciones Administrativas. El término de treinta (30) días comenzará a transcurrir nuevamente una vez finalice el proceso de conciliación.
F. Responsabilidades del Programa de Conciliación
El Programa de Conciliación será responsable, entre otras cosas, de lo siguiente:
- Promover activamente el uso de métodos alternos para resolver los casos en los que el NIC ha notificado multas administrativas o penalidades por violaciones a disposiciones del Código relacionadas al IVU y licencias.
- Celebrar Reuniones de Conciliación con los contribuyentes en el menor tiempo posible desde que el contribuyente solicita participar del Programa de Conciliación.
- Orientar a los contribuyentes sobre la disponibilidad y beneficios de los métodos alternos como herramientas para resolver conflictos.
- Recopilar estadísticas sobre los casos referidos y atendidos.
G. Deberes del Representante del Departamento en la Reunión de Conciliación
El representante que el Departamento asigne para participar de la Reunión de Conciliación tendrá la responsabilidad de:
- Orientar a los contribuyentes sobre el proceso del Programa de Conciliación.
- Inhibirse si existe algún conflicto de interés.
- Mantener la confidencialidad en todos los casos en los que ha intervenido. No obstante, este deber de confidencialidad no aplicará para efectos del propio Departamento. Por tanto, los documentos relacionados al proceso de conciliación y su resultado final son información del contribuyente sobre la cual no habrá restricción alguna dentro del Departamento.
- Asegurarse de que los contribuyentes comprenden los acuerdos a los que llegan y los efectos de dichos acuerdos.
IV. Vigencia
Las disposiciones de esta Carta Circular tienen vigencia inmediata.
Para información adicional relacionada con las disposiciones de esta Carta Circular, puede enviar un correo electrónico a conciliacionquerellas@hacienda.pr.gov, o visitar la oficina del Programa de Conciliación.
Cordialmente,
Lcdo. Raúl Maldonado Gautier, CPA
Secretario de Hacienda