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Carta Circular de Rentas Internas Núm. 16-11-RI (“CC RI 16-11”)

Asunto

Envío de Comprobantes de Retención y/o Declaraciones Informativas por medios electrónicos

Atención

A toda persona que tenga el deber de entregar Comprobantes de Retención y/o Declaraciones Informativas

Carta Circular CC RI 16-11 06/10/2016 Rentas Internas

I. Exposición de Motivos

Toda persona que venga obligada a deducir y retener cualquier contribución y/o que, a su vez, venga obligada a remitir un comprobante de retención o una declaración informativa (“Remitente”) bajo las disposiciones de los Subtítulos B y C del Capítulo 6 del Código de Rentas Internas de Puerto Rico de 2011, según enmendado, puede hacer entrega de dicho comprobante o declaración informativa mediante el uso de medios electrónicos.

El Departamento de Hacienda emite esta Carta Circular con el propósito de informar a los Remitentes los requisitos con los que tienen que cumplir para poder enviar comprobantes de retención y/o declaraciones informativas por medios electrónicos. 

II. Requisitos para el Envío de Comprobantes de Retención y Declaraciones Informativas por Medios Electrónicos

Antes de enviar los comprobantes de retención y/o las declaraciones informativas por medios electrónicos, el Remitente deberá:

1. Obtener el consentimiento del contribuyente.

El consentimiento debe constar en escrito firmado por el contribuyente.  En caso que el Remitente requiera al contribuyente que preste su consentimiento a través de medios electrónicos, deberá utilizar un mecanismo confiable de firma electrónica.  No se podrán enviar comprobantes de retención ni declaraciones informativas por medios electrónicos a un contribuyente, quien en un momento consintió a ello, pero que retiró su consentimiento mediante escrito notificado al Remitente antes que éste realizara dicha entrega.

2. Informar al contribuyente de todas las especificaciones necesarias tanto físicas del equipo como de programación para que éste pueda recibir y acceder a su comprobante de retención y/o declaración informativa (por ejemplo, computadora, versión de navegador, requisitos de instalación de programas capaces de acceder a documentos en formatos PDF, impresora láser, etc.). 

3. Emplear medidas razonables para evitar que, en el envío, la información contenida en el comprobante de retención y/o la declaración informativa sea accesible y/o divulgada a otra persona que no sea al contribuyente.

4. Cumplir con los siguientes requisitos de divulgación al contribuyente: 

a. Que de no consentir al recibo del comprobante de retención y/o de la declaración informativa por medios electrónicos, recibirá estos en papel;

b. El alcance y duración del consentimiento prestado;

c. El procedimiento que debe seguir para solicitar su comprobante de retención y/o declaración informativa en papel y si ello constituiría una renuncia al envío de los mismos por medios electrónicos;

d. El procedimiento para revocar el consentimiento;

e. La manera y la fecha efectiva en la que confirmará que recibió la revocación del consentimiento; y además que, el retiro del consentimiento no se extiende a los comprobantes de retención y/o a las declaraciones informativas entregadas anteriormente;

f. Las condiciones bajo las cuales no se enviará el comprobante de retención ni la declaración informativa por medios electrónicos (e.g. terminación del empleo);

g. El procedimiento para que el contribuyente actualice su información de contacto y así pueda recibir y/o acceder a su comprobante de retención y/o declaración informativa;

h. Informar inmediatamente cualquier cambio en la información de contacto del Remitente.

Reiteramos que se deben cumplir con todos los requisitos aquí informados antes de proceder con el envío por medios electrónicos de comprobantes de retención y/o declaraciones informativas.  Reiteramos además, que esto es una alternativa voluntaria tanto para la persona que tiene el deber de enviar comprobantes de retención y/o declaraciones informativas como para el contribuyente. El Departamento de Hacienda no se  responsabiliza por cualquier daño sufrido por el contribuyente, si alguno, como resultado del envío de los comprobantes de retención y/o declaraciones informativas por medios electrónicos. Cualquier reclamación o solicitud de corrección deberá ser presentada al patrono o persona responsable del envío.

III. Vigencia

Las disposiciones de esta Carta Circular tienen vigencia inmediata.

De requerir asistencia adicional podrá acudir a alguno de nuestros Centros de Servicio al Contribuyente o llamar al centro de llamadas Hacienda Responde marcando el 787-622-0123, opción #4.

 

Cordialmente,

 

Juan C. Zaragoza Gómez

 

 

 

 

 

 

 

Documentos relacionados

Esta publicación hace referencia a:

Las siguientes secciones del Código de Rentas Internas:

  • Subtítulos B y C Capítulo 6